Vous pouvez utiliser les messages d’accueil du Réceptionniste automatisé pour accueillir les appelants, fournir des options à l’aide d’instructions vocales et donner des renseignements comme les heures d’ouverture ou les numéros de télécopieur. Vous pouvez configurer des messages d’accueil différents pour le jour et le soir, après les heures d’ouverture.

Vous pouvez également inclure dans le message d’accueil principal du Réceptionniste automatisé des options comme « pour connaître nos heures d’ouverture appuyez sur * » ou « pour connaître notre emplacement et nos coordonnées de télécopieur, appuyez sur le 6 ». Vous devrez enregistrer chacun de ces messages.

Avant d’enregistrer, vous devriez :

• Vous préparer un script
• Planifier votre menu d’instructions vocales
  
  • Les options peuvent être des chiffres (de 0 à 9), l’astérisque (*) ou le dièse (#).
  • Les actions peuvent être les suivantes :
    
    • Transférer l’appel à un autre numéro
    • Faire jouer une annonce
    • Transférer l’appel à la messagerie vocale
    • Composer un nom ou un numéro de poste

En enregistrant votre message d’accueil à l’avance, vous pouvez réduire le temps de configuration le jour de l’installation.

Pour ce faire, vous avez besoin d’une application d’enregistrement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile qui vous permet d’enregistrer un fichier audio en format WAV, MP3 ou MP4. Une fois l’enregistrement sauvegardé sur votre ordinateur, vous pouvez ensuite le téléverser sur votre portail d’administrateur à l’aide du Gestionnaire des annonces.

Avant d’enregistrer, vous devriez :

• Vous préparer un script
• Planifier votre menu d’instructions vocales
  
  • Les options peuvent être des chiffres (de 0 à 9), l’astérisque (*) ou le dièse (#).
  • Les actions peuvent être les suivantes :
    
    • Transférer l’appel à un autre numéro
    • Faire jouer une annonce
    • Transférer l’appel à la messagerie vocale
    • Composer un nom ou un numéro de poste

Vous pouvez utiliser la Messagerie vocale vers courriel pour enregistrer vos messages d’accueil du Réceptionniste automatisé. Cette fonction renvoie les messages vocaux à une adresse courriel de votre choix sous forme de fichier audio WAV qui peut être facilement enregistré sur votre ordinateur.

Pour enregistrer les messages d’accueil à l’aide de la Messagerie vocale vers courriel

Si ce n’est pas déjà fait, veuillez activer la fonction Messagerie vocale vers courriel dans le portail d’administrateur.

1. Appelez votre numéro professionnel à partir d’une autre ligne et laissez-vous un message en récitant le message d’accueil que vous souhaitez enregistrer.
2. Lorsque vous recevez le courriel, enregistrez sur votre ordinateur le fichier audio qui y est joint.
3. Téléversez votre enregistrement à l’aide du Gestionnaire des annonces. Vous pouvez ensuite l’utiliser avec votre Réceptionniste automatisé.

Pour activer la Messagerie vocale vers courriel

Si ce n’est pas déjà fait, veuillez configurer d’abord votre messagerie vocale courante.

1. Connectez-vous au portail d’administrateur Bell Connexion totale.
2. Cliquez sur Modifier à côté du numéro de téléphone pour lequel vous configurez votre messagerie vocale.
3. En haut de la page, cliquez sur Gestion des appels.
4. Dans la bannière grise, cliquez sur Paramètres de messagerie vocale.
5. À gauche, cliquez sur Gérer la messagerie vocale.
6. Activez la messagerie vocale vers courriel et entrez l’adresse courriel à laquelle vous voulez recevoir vos messages.
   
   Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, vous devrez peut-être demander à votre registraire de modifier vos paramètres de sécurité pour vous permettre de recevoir ces courriels.