Communiquer avec vos collègues, vos partenaires et vos clients par vidéo devient rapidement essentiel à l’atteinte de vos objectifs d’entreprise. Lorsqu’elles sont bien exécutées, les vidéoconférences peuvent améliorer la productivité, favoriser l’établissement de liens étroits et même rendre votre environnement de travail amusant.

Voici quelques trucs et astuces pour optimiser vos vidéoconférences et obtenir les résultats souhaités.

Configuration préalable

• Inclure l'ordre du jour et les noms des participants dans l'invitation
  Rédigez des invitations qui comprennent l’ordre du jour et le nom des participants et qui définissent clairement les résultats et décisions clés dont il faudra discuter durant la réunion. Cela permettra aux participants de mieux se préparer et de pouvoir se concentrer sur les sujets pertinents.
  
  
• Présenter un environnement et une tenue vestimentaire professionnels
  Le confort des employés dans leur environnement de télétravail est important. Toutefois, il est également essentiel de maintenir un certain degré de professionnalisme. Pour adopter le bon état d’esprit au travail, les experts vous recommandent de dégager votre espace de travail et de troquer votre pyjama douillet pour une tenue professionnelle. Assurez‑vous que votre espace soit propre et ordonné, positionnez la caméra à un angle de 45° (c’est plus flatteur), placez‑vous au centre du cadre et tentez de bénéficier d’une source de lumière naturelle.
  
  
• Tester votre équipement, votre connexion et le partage d'écran
  Testez, testez, testez! Peut‑être avez‑vous la meilleure présentation et l’offre la plus attrayante, mais si vous ne pouvez pas vous connecter, être vu ou être entendu, cela n’aura aucune importance. Vérifiez toujours votre connexion Internet et votre équipement, et passez en revue ce que vous allez partager à l’écran. Si vous vous servez de deux écrans, assurez‑vous qu’aucune note de présentation ou information confidentielle n’apparaît dans la fenêtre de partage. Il est également recommandé de désactiver les notifications par courriel ou par messagerie instantanée. Et, bien entendu, testez votre son : assurez‑vous qu’il n’y a pas de bruit de fond et que votre micro est bien placé sous votre menton afin qu’on ne vous entende pas respirer. Les casques d’écoute qui atténuent le bruit sont également une excellente option.
  
  
• Veiller à la sécurité de vos réunions
  N’oubliez pas d’assurer la sécurité de vos séances vidéo. Une option simple est d’ajouter un signal sonore (ou l’annonce de nom) quand quelqu’un se joint à la séance ou la quitte. Configurer un mot de passe pour la session est également une bonne idée, mais assurez‑vous de l’envoyer dans un courriel distinct de l’invitation à la réunion. De plus, si votre outil le permet, laissez les gens attendre dans une salle d’accueil; vous pourrez laisser entrer les participants invités, y compris les connexions individuelles, même une fois la réunion verrouillée.

Pendant la réunion

• Commencer par une conversation informelle, avant de partager votre présentation
  À titre d'organisateur de la réunion, prenez quelques minutes au début de chaque vidéoconférence pour établir un lien avec les participants. Il est démontré que les pauses café et toute autre pause ponctuelle au travail stimulent la créativité et permettent de refaire le plein d’énergie; une petite discussion conviviale peut rendre une séance de travail plus productive. Faites part d’une anecdote personnelle si vous le pouvez, afin d’inciter les participants à raconter leurs expériences. Enfin, évitez de placer la présentation à l'écran au début de la réunion, car il est plus stimulant de voir les participants pendant la discussion initiale.
  
  
• Signaler aux participants des caractéristiques de l'outil de réunion qu'ils ne connaissent peut-être pas
  Si vous utilisez un outil de réunion particulier, rappelez aux participants comment se servir de l’outil et ses principales fonctions. Par exemple, Webex Meetings et Teams disposent des fonctions de tableau blanc et de partage qui vous permettent de collaborer en temps réel. Teams vous permet également d’enregistrer tout sur l’espace de travail commun. Les courriels de suivi ne sont donc plus nécessaires.
  
  
• Se concentrer entièrement sur la réunion et éviter les conversations secondaires
  Évitez les conversations « en coulisse » durant une vidéoconférence. Elles sont faciles à identifier et vous risquez de paraître distrait ou, pire, de manquer d’intérêt pour le réel sujet de la réunion. Il est important d’accorder toute votre attention à ce qui se passe durant la vidéoconférence.
  
  
• Faire appel aux fonctions de notes pour mettre en valeur les éléments clés
  Tirez profit des fonctions de notes des outils de collaboration. Par exemple, lorsque vous utilisez Webex Teams, vous pouvez afficher les points principaux à retenir ou les mesures à prendre à l’écran. De cette façon, tous pourront suivre ce qui se passe plus facilement.
  
  
• Éteindre la vidéo au besoin
  Si vous remarquez que votre écran gèle pendant une réunion, tentez d’éteindre votre caméra pour réduire votre consommation de bande passante.
  
  
• Rester en mode sourdine, sauf si vous prenez la parole
  Mettez‑vous toujours en sourdine jusqu’à ce que vous soyez prêt à parler. À titre de modérateur, vous pouvez également utiliser la fonction « Mettre tous en sourdine » pour éviter tout bruit de fond accidentel. Les participants peuvent facilement rétablir eux-mêmes le son s’ils veulent parler.
  
  
• Conclure en énonçant les prochaines étapes
  Enfin, assurez‑vous de conclure la réunion en énonçant clairement les prochaines étapes à suivre et les mesures à prendre.
  
  

Configurer et réaliser une vidéoconférence réussie demande des efforts, mais avec une préparation, une attitude, la technologie et l’infrastructure de soutien adéquates, les vidéoconférences peuvent vous aider à collaborer en temps réel et à renforcer vos liens.

Pour plus d’informations sur la technologie de vidéoconférence et la gamme complète d’outils de collaboration de Bell, visitez le site Web bell.ca/collaborer.