Articles et conseils pour les PME

L’efficacité est un peu comme le Saint Graal des affaires. Elle suscite l’envie de tous, sa quête est sans fin et, bien souvent, on n’a qu’une vague idée du chemin à emprunter pour y parvenir.

Dans ce cas, le meilleur point de départ est de se poser la question : « Où est le bobo? ».

Toute entreprise a des points faibles, des secteurs qui ne tournent pas aussi rondement que voulu. Votre équipe prend-elle trop de temps pour répondre aux appels des clients? Votre chaîne de fabrication est-elle en retard sur le carnet de commandes?

En focalisant vos efforts sur les améliorations à apporter, vous ferez passer l’efficacité d’un concept flou et idéalisé, à un défi d’affaires concret que vous serez en mesure de relever.

Les bons processus, les bons outils

Les gains en efficacité découlent souvent de la mise en place des bons processus : on déconstruit les diverses étapes, puis on les réalise de manière systématique. Or, en raison du rythme effréné des affaires aujourd’hui, la seule façon de suivre les étapes rapidement et correctement, c’est de se doter d’outils technologiques.

Voici quelques domaines où les PME éprouvent souvent des défis en matière d’efficacité – et le type d’outils à leur service.

Des projets qui gardent le cap

Peu importe l’activité que vous exercez – vendre des produits, offrir des services ou tenir une boutique, qu’elle soit physique ou virtuelle – vous devez tenir compte d’une foule de détails. L’inventaire, les horaires du personnel, les rencontres avec les clients, la gestion de la production, les livraisons… Tous ces éléments doivent être organisés et gérés de manière à respecter les étapes fixées, à atteindre vos cibles et à tenir les promesses à vos clients.

Il existe une fausse idée répandue selon laquelle les logiciels de gestion de projet sont conçus pour les grandes entreprises. En vérité, les PME peuvent, elles aussi, grandement bénéficier de ces outils¹.

Vous pouvez compter sur une vaste gamme de logiciels de gestion de projet. Certains sont simplissimes, alors que d’autres sont complexes et pointus. Ce qui importe, c’est de choisir un outil adapté à vos besoins actuels, qui soit facile à utiliser, et qui pourra évoluer en fonction de votre croissance. Un système qui comporte trop de fonctions ou dont l’apprentissage est ardu ne fera que vous embourber plutôt que vous libérer. Alors, faites un choix éclairé et réaliste quant à l’ampleur de la « solution » dont vous avez réellement besoin.

Voici quelques-unes des fonctions standards des logiciels de gestion de projet : le calendrier et la planification d’équipe, la planification des étapes et des échéances (avec notifications et alertes pour vous aider à garder le cap), ainsi qu’un accès facile aux documents, à la correspondance et à d’autres ressources, vous évitant ainsi d’avoir à fouiller pour savoir ce qui a été fait et ce qui s’en vient.

Une administration simplifiée

Qu’on se le dise : la paperasse, qu’elle soit physique ou virtuelle, est pénible. Vous vous êtes lancé en affaires pour vendre vos produits ou vos services, et non pour passer des heures interminables à faire le suivi de factures, de reçus et d’avis d’impôt. Fort heureusement, il existe plusieurs outils pour automatiser et simplifier la tenue de dossiers de votre entreprise. Bon nombre d’entre eux sont maintenant offerts sous forme de services en nuage. Ainsi, plutôt que d’avoir à installer un logiciel sur un appareil spécifique, vous pouvez accéder à vos informations n'importe où, sur n'importe quel appareil, à partir du Web ou par l’entremise d’une application.

L'un des avantages de plusieurs solutions en nuage, comme les programmes comptables, est que l’on peut les partager et les intégrer avec d'autres professionnels avec qui vous collaborez pour mener vos affaires, par exemple votre comptable ou votre planificateur financier. Il en résulte une correspondance moins volumineuse et des dossiers plus exacts ─ par exemple, en liant directement votre logiciel comptable à votre compte bancaire, toutes les transactions apparaissent automatiquement.

Vendre efficacement

Un logiciel de gestion des relations avec la clientèle (CRM) peut s’avérer très avantageux pour les entreprises dont les cycles de vente sont plus longs et requièrent une communication continue avec les clients. En cultivant la relation avec vos clients, vous vous assurez que votre entreprise reste présente à leur esprit et suscite leur intérêt. Les solutions CRM conservent toutes les informations de vos clients en un seul endroit, vous permettent de suivre vos interactions avec eux, et fournissent généralement des capacités d’analyse afin que vous puissiez identifier les tendances et les modèles d’achat, et affiner votre marketing en conséquence.

Les solutions CRM vont de la plus simple à la plus complexe, alors assurez-vous d’en tester les fonctions et d’en faire l’essai avant l’achat. (Vous éviterez non seulement des dépenses inutiles, mais vous épargnerez aussi le temps et l’effort requis pour mettre en place un système, puis d’avoir à recommencer avec un autre, car le premier ne répond pas à vos besoins.) Plusieurs solutions offrent des essais et des démonstrations vous permettant de les explorer avant d’acheter, et ainsi de vous faire une idée de leur fonctionnement et de leur intégration à votre entreprise.

Un suivi plus précis de l’inventaire

Un bon logiciel de gestion des stocks vous permet non seulement de dénombrer vos stocks, mais aussi de savoir quand vous devez en commander et en quelle quantité. Vous pouvez donc exécuter les commandes juste-à-temps pour réduire les coûts d'inventaire excédentaire, et le logiciel ajustera automatiquement les quantités selon la saison, les jours spéciaux ou fériés, et même les promotions à venir.

L'introduction de la technologie dans votre entreprise afin d’accélérer l’efficacité demande qu’on y investisse du temps et de l’énergie. C'est une bonne idée de vous réserver des blocs de temps pour explorer vos besoins et les types de solutions sur le marché. Cela vous permettra d'être plus confiant dans vos décisions et de mieux vous préparer à gérer les changements liés à l'adoption de nouvelles technologies ─ afin d’en récolter les bénéfices plus rapidement.